Home VAP TNG Account Klanten Over TNG Contact  
 
Veterinair Administratie Programma
Het programma voor de dierenarts!

Met ons administratieprogramma VAP kunt u de administratie van uw praktijk aanzienlijk verlichten. Hierdoor kunt u zich nog beter richten op de behandeling van uw patiënten. Het programma is duidelijk, overzichtelijk en intuïtief. U heeft weinig tijd nodig om het programma onder de knie te krijgen en het is ook nog door de jaren heen betaalbaar gebleven. Het programma wordt voortdurend aangepast aan de laatste technieken. Zo kan VAP ook onder Windows 7 gebruikt worden en is het geschikt voor grote netwerken. U kunt VAP dus ook op uw dependance(s) gebruiken.

Geschikt voor meerdere werkplekken en locaties VAP is zogenaamd “Multi-user” dat wil zeggen dat het programma gelijktijdig op meerdere werkplekken werkt met dezelfde database. Het is zelfs mogelijk om in dezelfde kaart te werken met meerdere gebruikers. De gegevens die op het scherm staan op de verschillende werkplekken worden synchroon gehouden. Ook is het mogelijk om op meerdere locaties tegelijkertijd met VAP te werken.

De belangrijkste eigenschappen en mogelijkheden
  • Echt "native" Windows programma.
  • Internet niet noodzakelijk. Het programma met de database staat op uw pc. Dat is snel, veilig en betrouwbaar.
  • VAP is zeer intuïtief. Kort leerproces.
  • Multi Document Interface. U kunt met meerdere patiëntenkaarten gelijktijdig bezig zijn.
  • Patiëntenkaart met daarin de medische geschiedenis van uw patiënten
  • Vandaagscherm waarin alle actuele gebeurtenissen overzichtelijk worden weergegeven.
  • Veel zoekmogelijkheden zoals: naam, adres, postcode, huisnummer, telefoonnummer, diernaam, diersoort, dierras, chipcode
  • Losse verkoop (ook wel balieverkoop genoemd)
  • Agenda inclusief wachtkamerfunctie (meerdere agenda's mogelijk bijvoorbeeld afhankelijk van medewerker of lokatie)
  • Takenlijst
  • Vaccinaties (automatisch afdrukken van oproepbrieven, kaartjes of etiketten)
  • Correspondentiemodule (koppeling met Microsoft Word en met OpenOffice / LibreOffice)
  • Artikelenbeheer met maandelijkse updates van de AUV, Instruvet, Aesculaap
  • Voorraadbeheer
  • Inscannen van röntgenfoto's en bewaren / bekijken in de patiëntenkaart, versturen via e-mail
  • Dicom röntgenfoto's in de kaart bewaren en openen.
  • Mogelijkheid om bestanden in de kaart op te slaan en automatisch met het bijbehorende programma te openen
  • Elektronische koppeling groothandels (automatisch bijwerken artikelen)
  • Factureren, batch-facturering, debiteurenbewaking, eigen factuurlay-out ontwerpen
  • Zelf dagboeken aanmaken met verschillende betaalmiddelen
  • Adresboek
  • Registreren van medewerkergegevens
  • Autorisatie
  • Mailingmodule
  • Afdrukken medicijnetiketten, medicijnbijsluiters, dieretiketten, adresetiketten
  • Afdrukken diverse formulieren waaronder het rabiësformulier
  • Afdrukken patiëntenkaart met de medische geschiedenis van uw patiënten
  • Veel overzichten en management informatie
  • Notities (de bekende gele briefjes)
  • Geschikt voor meerdere werkplekken in een netwerk. Gelijktijdig in dezelfde patiëntenkaart kunnen werken.
  • On-line help
  • Kengetallen en statistieken
  • Koppeling met telefoon voor nummerherkenning (de juiste kaart opent automatisch)
  • Koppeling met Famed
  • Koppeling met Proteq en Petplan dierverzekeringen
  • Koppeling met barcodelezer
  • Koppeling laboratoriumapparatuur
  • Koppeling kassabon printer en kassalade

Snel werken met VAP
VAP heeft een aantal mogelijkheden om snel met de verschillende onderdelen van het programma te werken. U kunt de muis gebruiken, maar u kunt ook met het toetsenbord werken. Dit is soms beter bij RSI-klachten en het bevordert de snelheid. Aan de bovenkant van het hoofdscherm vindt u het menu met alle onderdelen van het programma erin. Aan de linkerkant van het programma vindt u de zogenaamde “Outlook” knoppenbalk. Hier kunt u heel snel de meest gebruikte functies van het programma oproepen. VAP is gemaakt met een zogenaamd “Multiple Document Interface” dat betekent dat u meerdere schermen gelijktijdig kunt openen. U hoeft niet eerst een scherm te verlaten om het volgende scherm op te roepen. In VAP kunt u rustig een paar patiëntenkaarten open hebben, een factuur maken, losse verkoop tussendoor doen en even de agenda bijwerken.

De patiëntenkaart
Het belangrijkste onderdeel van VAP is de patiëntenkaart. Hier staan de gegevens van de cliënten, de patiënten en de dossiers van de patiënten. U opent een patiëntenkaart door middel van het zoekscherm. Dit zoekscherm is altijd zichtbaar in het hoofdscherm. Hier kunt u cliënten en patiënten zoeken op verschillende gegevens zoals naam, adres, postcode, plaats, diernaam, diersoort, dierras, chipcode. Het dossier van de patiënt is opgeslagen in het onderdeel historie. Met de muis kunt u door de lijst bladeren. Onderaan het scherm ziet u de specifieke gegevens van een onderdeel uit het dossier. Ook de financiële afwikkeling vindt plaats vanuit de patiëntenkaart. Tijdens het spreekuur voert u in welke verrichtingen u heeft gedaan en welke artikelen zijn verstrekt en vervolgens print u hier een factuur van. De facturen blijven opgeslagen in de patiëntenkaart. Bij het openen van de patiëntenkaart ziet u direct of er openstaande rekeningen zijn. In het onderdeel cliënteigenschappen kunt u selectiecreteria geven aan cliënten die u kunt gebruiken voor een mailing.

Inscannen van röntgenfoto’s
Met elke doorschijnscanner die het “TWAIN” interface ondersteunt kunt u röntgenfoto’s inscannen. Deze worden opgenomen in de patiëntenkaart. Met de knop “Toon” kunt u de röntgenfoto groot op het scherm krijgen en inzoomen op bepaalde delen van de foto. Eventueel kunt u de foto van commentaar voorzien en uitprinten. In plaats van röntgenfoto’s is ook ander grafisch materiaal mogelijk. Zo kunt u bijvoorbeeld ook documenten in de patiëntenkaart bewaren. De foto’s worden gecomprimeerd opgeslagen zonder zichtbaar kwaliteitsverlies. Heeft u een digitaal röntgenapparaat dan kunnen de foto's in Dicom formaat in de kaart worden opgeslagen en kunt u ze vanuit de kaart weer bekijken.

Vaccinaties
Vaccinaties zijn in VAP volledig geautomatiseerd. U voert bij een patiënt in welke vaccinaties er gegeven moeten worden en wanneer ze gegeven moeten worden. Vanaf dat moment gaat het vanzelf. In de overzichten kunt u zien welke patiënten er in een bepaalde periode voor een vaccinatie opgeroepen moeten worden of welke patiënten er niet zijn verschenen in een bepaalde periode. VAP kan automatisch de oproepbrieven uitdraaien met alle gegevens over de vaccinatie, patiënt en cliënt erin. De oproepbrieven ontwerpt u naar eigen inzicht in de correspondentiemodule. U kunt meerdere oproepbrieven maken voor verschillende soorten vaccinaties of herinneringen aan vaccinaties. U kunt de brief in een (venster) envelop versturen, maar het is ook mogelijk om kaartjes te bedrukken of etiketten af te drukken. Als de vaccinatie is toegediend worden daarna de vervolgvaccinaties klaargezet.

Artikelen
Elke maand veranderen prijzen van artikelen, zijn er artikelen vervallen en komen er nieuwe artikelen bij. Het is een hele klus om dit steeds te moeten bijwerken. Daarom kunnen de artikelen bestanden van de diverse groothandels zoals de A.U.V., Instruvet, Aesculaap, Vetin Aacofarma worden gedownload vanaf onze website. Het blijft altijd mogelijk om van de prijzen af te wijken en uw eigen prijzen in VAP te gebruiken. Bij de artikelen kunt u aangegeven of u het artikel gaat “voeren”. U krijgt daarmee een eigen selectie op het grote artikelenbestand. Bij elk artikel kunnen nog extra gegevens worden opgenomen zoals de dosering, etikettekst, de bijsluiter, waarschuwingsteksten en een algemene memo. Van de groothandel A.U.V. heeft u tevens gelijk de gegevens over inkoopsprijzen bij bepaalde aantallen en actieregelingen.

Facturen en factuurbewaking
U kunt facturen aanmaken vanuit de patiëntenkaart en vanuit delosse verkoop. Deze facturen kunt u in VAP bewaken. U heeft overzicht over welke facturen er nog niet (volledig) betaald zijn en wat het totaalbedrag is van de openstaande facturen. U kunt selecties maken van bijvoorbeeld openstaande facturen langer dan 1 maand zodat u een aanmaning kunt sturen. Aan het eind van het jaar kunt u een overzicht maken van niet meer te vorderen facturen. Dit in verband met de belastingaangifte. Facturen kunnen in één of in meerdere keren betaald worden elk met hun eigen betaalwijze.

De losse verkoop
Met losse verkoop kunt u een factuur maken van artikelen en verrichtingen zonder dat de factuur gekoppeld is aan een cliënt. Losse verkoop wordt ook wel balieverkoop genoemd. De artikelen en verrichtingen die u factureert worden net zoals in de patiëntenkaart direct bijgewerkt in het voorraadbeheer. Een handige module waarmee u snel cliënten kunt helpen die alleen maar enkele artikelen nodig hebben.

De correspondentiemodule
VAP heeft een koppeling met de tekstverwerker Microsoft Word en met Open Office. Hiermee kunt u conceptbrieven aanmaken en deze op verschillende plaatsen in het programma laten samenvoegen met de gegevens uit VAP. Alle brieven worden opgeslagen in het programma zodat u ze later nog een keer kunt oproepen. Door gebruik te maken van een tekstverwerker bent u helemaal vrij in het opmaken van de brief lay-out. U kunt bijvoorbeld logo’s afdrukken, waardoor u briefpapier bespaart.

Overzichten
VAP bevat een groot aantal overzichten. Deze geven u inzicht in uw praktijk. Zo is er het omzetoverzicht waarop u kunt zien wat de omzet is over een bepaalde periode. Dit kunt u gebruiken voor uw belastingaangifte. Daarnaast is er een dagoverzicht, waarmee u kunt zien wat de dagomzet is. U kunt dit ook gebruiken voor de kascontrole. Ook kunt u overzichten uitdraaien ten behoeve van de factuurbewaking, voorraadbeheer en bestellingen, afwijkende prijzen en vaccinaties. En van de cliëntenkaart, de agenda en de takenlijst.

Statistieken en kengetallen
In de moderne dierenartsenpraktijk wordt steeds meer gebruik gemaakt van statistieken en kengetallen. Deze cijfers geven u meer inzicht in uw praktijk en laten zien op welke manier u meer rendement uit uw praktijk kunt halen. Zo kunt u ondermeer zien hoeveel nieuwe cliënten erbij komen. Hoeveel actieve cliënten er zijn. Wat de hoeveelheid transacties per cliënt is. De gemiddelde omzet per transactie. Hoe vaak komen cliënten langs. Wat is de omzet per medewerker of per dierenarts. Al deze gegevens worden automatisch bijgehouden in VAP en laten u zien waar het goed gaat en hoe u gericht actie kunt ondernemen om uw praktijkvoering te verbeteren.

Vandaag-scherm
Als u VAP opstart krijgt u het Vandaag-scherm te zien. Dit is het startscherm van VAP. U ziet in één oogopslag welke taken er voor vandaag klaarstaan, welke patiënten in de wachtkamer zitten, welke afspraken u heeft en u heeft rechtstreeks toegang tot de cliënt- en patiëntgegevens. U kunt dus meteen aan de slag. Ook kunt u op het Vandaag-scherm scherm zien of er nieuwe updates van VAP zijn of nieuwe artikelengegevens van de groothandels en u kunt direct naar onze homepage gaan voor informatie of voor het gebruikersforum.

De takenlijst
Voer de taken in voor uzelf, maar ook voor uw medewerkers. U ziet direct welke taken u bijvoorbeeld vandaag, morgen of volgende week moet doen en welke taken al voltooid zijn. De takenlijst is erg handig als u part-timers in dienst heeft. U kunt dan bijvoorbeeld taken klaarzetten zoals: “mevrouw van de Broek bellen en de lab uitslag Hector doorgeven”.

De agenda
In de agenda kunt u al uw afspraken met cliënten en patiënten invoeren. U kunt één of meer agenda’s aanmaken en eventueel koppelen aan medewerkers van uw praktijk. Vanuit een agenda-afspraak kunt u direct de bijbehorende patiëntenkaart oproepen. Maar u kunt ook afspraken invoeren zonder cliënt. Dit maakt de agenda ook geschikt voor algemene zaken. De agenda heeft ook een wachtkamerfunctie. Zo kunt u bijhouden wie er in de wachtkamer zit en wie er aan de beurt is.

Adresbeheer
In het adresboek kunt u de adressen van zowel bedrijven als personen beheren. Bij de bedrijven kunt u contactpersonen vastleggen. U kunt selectiecriteria toekennen, zodat u bepaalde adressen later voor een mailing kunt gebruiken. Vanuit het adresboek kunt u brieven maken via de correspondentiemodule. Alle gegevens uit het adresboek worden dan overgenomen in de brief. De brief wordt opgeslagen in het adresboek.

Medewerkers en autorisatie
U kunt gegevens van medewerkers van uw praktijk invoeren in het onderdeel “Onderhouden medewerkers”. Dit zijn de naam- en adresgegevens van de medewerker en gegevens met betrekking tot het dienstverband. In dit onderdeel kunt u medewerkers autoriseren voor bepaalde onderdelen van het programma en kent u wachtwoorden toe.

De aflevering
De tabellen in VAP zijn al zo veel mogelijk gevuld om u tijd te besparen. Zo zijn bijvoorbeeld alle plaatsnamen van Nederland en een groot aantal dierrassen compleet met foto ingevoerd. In principe wordt de installatie door TNG applications gedaan. Op de dag van installeren geven we u en uw medewerkers een cursus om u wegwijs te maken in het programma. Indien u dit wenst kan er op een later tijdstip nog een tweede cursus gegeven worden.

Boekhouden met TNG Account
U kunt in VAP overzichten maken van uw dag- ,week- en maandomzetten en u kunt een BTW-overzicht uitdraaien voor uw BTW-aangifte. Voor een compleet overzicht van al uw uitgaven en inkomsten kunt u het programma TNG Account aanschaffen. Dit is een volwaardig boekhoudprogramma dat gekoppeld kan worden aan VAP zodat alle gegevens automatisch in de boekhouding worden verwerkt. TNG Account neemt u veel invoerwerk uit handen en vermindert de kans op fouten. Wilt u hier meer informatie over vraag dan de brochure TNG Account aan.

Gebruikersforum
Als klant van VAP kunt u inloggen op het gebruikersformum. Hier kunt u gegevens uitwisselen met andere gebruikers, suggesties doen voor verbetering van het programma en zoeken naar handige tips. U kunt direct inloggen op het gebruikersforum vanuit het Vandaag scherm.

De kosten
Bij VAP betaald u alleen een jaarlijks onderhouds bedrag. Er is geen aanschafbedrag. Ook hoeft u bij ons geen percentage van uw omzet te betalen. Wel moet u rekening houden met installatie- en cursuskosten. Meestal is dit zo'n twee dagdelen á € 60,00 per uur. Het jaarlijkse bedrag is € 650,00 voor de eerste gebruiker/computer en € 150,00 voor de tweede en volgende gebruiker/computer. Overigens rekenen wij per gelijktijdige gebruikers. Het programma mag op meer computers geïnstalleerd staan. De jaarlijkse kosten kunnen worden aangepast aan het inflatiecijfer (CPI) van het CBS.

Tot slot
Heeft u na het lezen van deze pagina nog vragen bel ons dan gerust. Telefoon 0566-620660. Als u gebruik maakt van een ander programma en u wilt overstappen naar ons programma dan zijn er mogelijkheden, afhankelijk van het programma, om de gegevens om te zetten naar VAP. Wij hebben voor de meeste programma's een conversieprogramma.

(De bedragen op deze pagina zijn exclusief 21% BTW)